Työyhteisön sääntely
Suomessa työnantajilla on niin paljon erilaisia velvollisuuksia, että tässä niiden listaaminen ei ole mahdollista. Hyvin karkeasti tiivistäen työnantajien tulee huolehtia ainakin työturvallisuudesta, työterveydestä, työajanseurannasta, vakuuttamisesta, palkanmaksusta, verotuksesta ja sivukuluista, yhdenvertaisuudesta ja tasa-arvosta sekä tietosuojasta.
Monissa tapauksissa kehiin tulee lukuisia harvinaisempia velvoitteita, kuten ulkomaisen työvoiman käyttöön liittyvät muodollisuudet, ulkomaisen etätyön vaatimukset ja monet muut tapauskohtaiset säännöt.
Jos yrityksessä on tarvetta tehdä työvoimaan, työtehtäviin tai muihin seikkoihin kohdistuvia muutoksia, tulee noudattaa yhteistoiminnan pelisääntöjä.
Aivan lähiaikoina koko laajuudessaan sovellettavaksi on tulossa EU:n uusi whistleblower-direktiivi, joka tuo omat muodollisuutensa sille, miten työntekijöille pitää mahdollistaa keinot paljastaa lainvastaisuuksia ja väärinkäytöksiä yrityksessä. Muutaman vuoden sisällä perässä seuraa palkkauksen läpinäkyvyyttä koskeva EU-laki.
Kaiken kukkuraksi työehtosopimusjärjestelmät, vakiintuneet tavat ja muut rinnakkaisjärjestelmät tuovat omat mutkikkuutensa pöytään. Myös työsopimusten sääntelyyn tulee toisinaan muutoksia, ja viime vuonna muun muassa kilpailukieltosopimusten käytöstä tehtiin lailla melko kallista yrityksille.
Työelämän sääntelyä löytyy nykyään niin paljon, että on aivan ihme, jos jokaisesta työyhteisöstä ei löydy edes jonkin verran petrattavaa. Laiminlyöntien riskit vaihtelevat: juridisten seuraamusten riski riippuu usein laiminlyödystä säännöksestä, rikkomuksen vakavuudesta ja kestosta sekä ihan vain siitä, osuuko kohdalle tapahtuma, jossa laiminlyönnin riski realisoituu (esimerkiksi työntekijän tapaturma tai viranomaisen pistotarkastus).
Usein työnantaja, jonka työyhteisöjuridiikka on retuperällä, pääsee varoituksella. Työsuojeluviranomaiset noudattavat yleensä ohjaavaa lähestymistapaa, jolloin työnantajalle annetaan korjauskehotus. Vasta myöhemmin tulevat sanktiot kyseeseen.
Todellinen riski piileekin siinä, että työntekijät usein kärsivät suuresti, jos työyhteisön asiat eivät ole kunnossa. Tapahtuu onnettomuuksia ja burn-outeja. Ihmiset sairastuvat, joskus pysyvästi. Pahimmassa tapauksessa joku loukkaantuu vakavasti tai kuolee. Näissä tapauksissa työnantaja on hyvin usein korvausvastuussa ja joskus jopa rikosvastuussa laiminlyönneistään. Pelkästään yt-lain parissa pieneltäkin tuntuvasta laiminlyönnistä voi seurata isot hyvitysmaksut työntekijöille. Lisäksi huonot työnantajat kyllä tunnetaan, ja sellaisen on todella vaikea saada hankittua hyvää ja osaavaa työvoimaa.
Hyvän työyhteisöjuridiikan hyödyt
Niin kuin yleensäkin, lain noudattaminen ei kannata pelkästään siksi, että se on pakollista. Nimittäin hyvän työyhteisöjuridiikan on todettu lisäävän henkilöstön hyvinvointia ja tuottavuutta. Tyytyväinen työntekijä arvostaa työnantajaansa ja sitoutuu siihen. Nykypäivänä ihmiset haluavat, että heitä arvostetaan ja arvostus osoitetaan. Se, että heidän terveyttään ja hyvinvointiaan kunnioitetaan, ja että yhteiset pelisäännöt ovat selvät ja niitä noudatetaan, ovat omiaan parantamaan työtyytyväisyyttä.
Useimmat työyhteisöjuridiikan rakenteet on luotu siten, että ne tukevat hyvinvointia työpaikalla. Esimerkiksi oikein toteutettu työajanseuranta antaa sekä työnantajalle ja työntekijälle näkyvyyttä työn aiheuttamaan taakkaan. Kun työaikaa seurataan aktiivisesti ja yhteisin ponnistuksin, osapuolet voivat ajoissa puuttua tilanteeseen, jos taakka alkaa olla liian raskas. Tämä vähentää työntekijöiden stressiä ja sairaspoissaoloja sekä vakavampia seurauksia kuten mielenterveydellisiä haittoja. (Lue lisää: “Mielenterveyden ongelmien aiheuttamat sairauspoissaolot ovat kasvussa”)
Toiseksi säännölliset työturvallisuuskatselmukset ja -koulutukset lisäävät vastavuoroisuutta ja kommunikaatiota työnantajan ja työntekijöiden välillä liittyen työpaikan turvallisuus- ja terveysriskeihin. Kun riskit huomioidaan ja niille tehdään jotakin, henkilöstö kokee, että heidän hyvinvoinnistaan välitetään. Kun työpaikalla on turvallista ja hyvä olla, työilmapiiri vahvistuu.
Kun työnantaja välittää työntekijästä, työntekijä välittää työnantajasta. Tämä on elintärkeää, jotta yrityksen vastuullinen toiminta ja arvojen toteutuminen on ylipäätään mahdollista. Yhtiön vastuullisuusohjelma toimii ja vastuullisuutta uhkaavat riskit tulevat ajoissa ylimmän johdon tietoon vain, jos henkilöstö välittää riskeistä ja on valppaana. (Lue lisää: ”Mitä yrityksen vastuullisuus tarkoittaa, ja miten sen voi saavuttaa?”)
Kolmas hyöty, joka ei aina tule mieleen, on työyhteisöjuridiikan vaikutus yrityksen arvoon. Olen keskustellut useasti yritysrahoituksen asiantuntijoiden kanssa start-upien ja muiden pienten yritysten arvonmäärityksestä ja arvostuksesta. Yksi vakioteema on due diligence -selvitykseen kuuluva kysymyspatteristo, joka koskee työyhteisöjuridiikan toteutumista yhtiössä. Huonosti hoidetut velvoitteet, erityisesti työturvallisuuden, työaikakirjanpidon ja yt-lain noudattamisen laiminlyönti, ovat omiaan saamaan sijoittajat takajaloilleen. Jos rahoituskeissi vielä ylipäätään on mahdollinen, työyhteisöjuridiikan riskitekijät johtavat varmuudella kohdeyrityksen arvostuksen laskuun ja riskipreemion kohoamiseen. Tämä kannattaa muistaa aina, jos pienellä (tai isommallakin) yrityksellä on haaveena kasvurahoitus.
Työyhteisöjuridiikka ei ole vain isojen firmojen juttu
Usein näkee, että työyhteisöjuridiikka tulee yritykselle ajankohtaiseksi vasta sitten, kun firman koko alkaa kasvaa. (Jotkut kokevat sen tarpeelliseksi vasta sitten, kun ensimmäinen vakava vahinko osuu kohdalle. Silloin on usein jo aivan liian myöhäistä.)
Kahdenkymmenen työntekijän kohdalla firman johtoryhmässä joku yleensä muistaa, että yt-lakia pitäisi alkaa noudattaa (oikeusjuttujen määrästä ja tuomittujen hyvitysmaksujen suuruudesta päätellen näin ei toki suinkaan aina ole). Tällöin talossa on jo usein HR-päällikkö mutta ei välttämättä vielä juristia tai muuta henkilöä, joka voisi kertoa, miten homma toimii. Samaan aikaan työsuojelutoiminnan työpaikalla pitäisi alkaa olla jo ammattimaisella tasolla. Kolmenkymmenen työntekijän kohdalla yt-lain mukaiset velvoitteet monimutkaistuvat taas. Viidessäkymmenessä kehiin tulevat jo isompien firmojen velvollisuudet, kuten edellä mainittu whistleblower-sääntely. Tällöin juristin läsnäolo alkaa olla jo välttämätöntä. Sadan työntekijän täyttyessä syntyy jälleen uusia velvoitteita. Ja niin edelleen.
Jokainen työnantaja ei välttämättä tiedä, että ensimmäiset työnantajan velvoitteet alkavat jo ensimmäisestä työntekijästä. Työsuojelusta, työterveydestä, vakuuttamisesta ja muista asioista pitää huolehtia jo silloin. Näin on silloinkin, kun työnantaja ei vielä ensimmäisestä työntekijästä hakeudu työnantajarekisteriin. Lisäksi yhdenkin työntekijän lähettäminen etätöihin ulkomaille voi edellyttää A1-todistuksen hankkimista tai muun prosessin läpikäyntiä. Jo kymmenen työntekijän kohdalla työsuojelutoiminta muuttuu astetta monimutkaisemmaksi, kun lain mukaan työpaikalle pitää asettaa työsuojeluvaltuutettu ja varavaltuutetut. Tämä edellyttää jonkinasteista työajan irrottamista työsuojelutoimintaan ja monien muodollisten asioiden varmistamista.
Kokemusteni perusteella aivan pienet startupit eivät aina kauheasti murehdi työnantajan velvollisuuksista. Työyhteisöä vedetään enemmän kaveriporukkana, ja jokainen huolehtii itsestään ja muista niin kuin parhaiten osaa. Huonolla tuurilla loppuunpalamiset, sairastelut ja muut stressireaktiot tulevat yllätyksenä, eikä kukaan oikein tiedä, miten työkaveri saataisiin taas terveeksi. Työyhteisön sisäinen kitka jää selvittämättä, ja jos huonosti käy, ennen pitkää porukassa eletään siiloissa ja työtehtävät kärsivät tulehtuneista väleistä. Pienelläkin firmalla on kuitenkin hallitus, toimitusjohtaja tai muu ylin johto, ja laki asettaa heille tiukat velvoitteet jo alusta saakka. Tuottavuuden ja työyhteisön hyvinvoinnin kannalta on hyvä, jos ylimmällä johdolla on oikea ymmärrys ja työkalut huolehtia näistä velvollisuuksista.
Huolehdi työntekijöistäsi, niin he huolehtivat sinusta
1. Työyhteisöjuridiikan laittaminen hyvälle mallille kannattaa aloittaa ajoissa. Mitä varhaisemmassa kasvun vaiheessa toimet aloitetaan, sitä helpompaa se on. Jo kymmenen työntekijän kynnyksellä on hyvä toimia. Tällöin toimintamallien rakentaminen ja toteuttaminen ei vaadi suurta panostusta, ja ne skaalautuvat helposti kasvun mukana.
2. Kun työyhteisöjuridiikan pelisäännöt sovitaan yhdessä työntekijöiden kanssa, työyhteisö osaa noudattaa niitä. Turvallisuus, luottamus ja hyvinvointi kasvavat. Työyhteisöjuridiikka onkin hyvä sisällyttää yrityksen vastuullisuuden pelikirjaan, jolloin sen rakentaminen sujuu hyvässä yhteisymmärryksessä ja työyhteisön panosta kuunnellen.
3. Kun työyhteisöjuridiikka on kunnossa, tyytyväiset työntekijät arvostavat työnantajaansa. Tyytyväisyys kasvattaa tuottavuutta ja laskee työvoiman vaihtuvuutta. Henkilöstön terveys ja hyvinvointi työpaikalla vahvistuvat. Vastuullisuuden pelikirjan toteuttaminen helpottuu.
4. Työyhteisöään kohtaan vastuullisesti toimiva työnantaja nauttii hyvästä maineesta. Hyvä sana kiirii, ja laadukkaan työnvoiman saaminen helpottuu. Uuden rahoituksen tullessa ajankohtaiseksi rahoitusehdot ovat todennäköisesti paremmat, kun työyhteisön riskit ovat hallinnassa.
Mikäli tarvitset apua yrityksenne työyhteisöjuridiikan suunnittelussa ja toteutuksessa, autamme mielellämme. Lue lisää: varoen.fi
Mikäli tarvitset apua työyhteisön käytäntöjen suunnittelussa ja oikeiden prosessien toteutuksessa, autamme mielellämme. Lue lisää Vastuullinen työnantaja -palvelupaketistamme tai varaa aika maksuttomaan ja riskittömään alkutapaamiseen.
Seuraa meitä LinkedInissä. Julkaisemme myös tästä aiheesta yrityksellenne hyödyllisiä päivityksiä.